Cum organizezi un eveniment corporate de succes? Greșeli de evitat

I. Informații generale

Evenimentele corporate reprezintă o modalitate excelentă de a încuraja comunicarea și unitatea în cadrul unei organizații sau întreprinderi mici. Pentru a construi relații de durată cu partenerii de afaceri sau clienții ori consumatorii tăi, este necesar ca micile sau marile organizații să fie prezente în mijlocul oamenilor, să fie active în industrie și să încurajeze crearea de evenimente corporate care să depășească granițele social media sau ale email-ului, și să le aducă mai aproape de viața de zi cu zi ale partenerilor sau clienților lor.

Dacă faci parte din echipa de organizare evenimente corporate, este important să înțelegi care sunt cerințele pe care acestea trebuie să le îndeplinească. Întâlnirile corporate se planifică și organizează după alte reguli față de alte tipuri de evenimente, prin urmare, o organizare clară și bine structurată este cheia spre reușită.

Organizarea unui eveniment corporate ține foarte mult de cultura organizațională a companiilor. Un bun organizator de evenimente trebuie să fie atent la o mulțime de aspecte care vor defini, la final, reușita sau nereușita întâlnirii. De la serviciile de catering la locație, atmosferă și lista de invitați, și până la tematică, buget, sponsori și speakeri, agendă și promovare, o organizare evenimente perfectă presupune multă planificare și efort în avans pentru ca totul să decurgă cât mai natural și bine posibil.

În acest articol, vom trece în revistă pașii pe care orice bun organizator de evenimente trebuie să-i parcurgă atunci este pus față în față cu o astfel de provocare. Însă nu-ți face griji, până când vei ajunge la final, vei deveni un maestru în materie de organizare eveniment corporate!

II. Cum organizezi un eveniment corporate de succes, pas cu pas

Din exterior, un eveniment corporate foarte bine organizat arată de parcă ar fi floare la ureche de realizat. Dar în spatele ușilor închise, există un organizator de evenimente care a planificat, a planificat, și iar a mai planificat, până când a fost 100% sigur că a acoperit chiar și cele mai minuscule detalii.

Uneori este nevoie de săptămâni și chiar luni de organizare eficientă care ar putea avea ca rezultat un speaker care știe exact când e vremea să pășească pe scenă sau furnizori care știu exact momentul în care trebuie să servească oaspeții cu diverse bunătăți.

Din tolba unui organizator de evenimente foarte bun nu lipsesc abilități precum time management, comunicare, documentare, cunoștințe de marketing, PR și jurnalism, o listă de contacte ale unor influenceri populari și mult stres. Dar la urma urmei, acesta este tot farmecul atunci când te ocupi de organizarea unui eveniment, nu-i așa? Pentru cei cu adevărat pasionați de organizare evenimente, am pregătit câțiva pași esențial de respectat pentru a obține reușita.

1. Stabilește obiective clare

Țintești să organizezi un eveniment care pare a fi de neratat în ochii invitaților tăi potențiali. Dar care este scopul acestuia? Fie că este vorba despre o conferință, o întâlnire de afaceri, un eveniment de socializare între profesioniști din domeniu, un seminar sau o ocazie festivă, faptul că ai clar în minte obiectivul sau obiectivele evenimentului te va ajuta să te concentrezi și să-l organizezi mai ușor.

În plus, ține cont și de specificul invitaților tăi. Cine sunt, ce funcții dețin, din ce domenii provin. Un eveniment corporate de succes oferă invitaților săi o experiență memorabilă, care rezonează și cu interesele lor profesionale.

2. Stabilește bugetul

Bugetul unui eveniment corporate include de obicei servicii precum: închirierea sălii, serviciile de catering, elementele de decor ale sălii, echipamentele tehnice (video/audio), materialele promoționale, fie ele online sau offline, transportul și cazarea invitaților, dacă este cazul.

Încearcă să faci o estimare rotunjită a bugetului, astfel încât să nu ieși pe minus în cazul în care acesta trebuie aprobat. Ține minte că bugetul este va fi mereu supus adaptărilor de ultimă oră, fiindcă neprevăzutul poate pândi după orice colț.

Îți poți testa și abilitățile de negociere în selecția locației și a hotelului pentru cazarea oaspeților, astfel încât să obții prețuri avantajoase pentru bugetul evenimentului tău.

Organizare evenimente

3. Stabilește data evenimentului

Luna, ziua și ora la care va avea loc evenimentul corporate trebuie să fie foarte bine gândite și alese. Ține cont de faptul că în cursul săptămânii, majoritatea invitaților vor fi la birou și nu vor putea lipsi pentru a participa la întâlnirea pe care tu o planifici.

Dacă decizi că evenimentul va avea loc în weekend, optează mai degrabă pentru zilele de sâmbătă, deoarece duminica, majoritatea oamenilor își doresc să se odihnească, pentru a reîncepe săptămâna de lucru cu forțe proaspete.

Nu uita să iei în considerare și celelalte evenimente care au loc în perioada la care te gândești tu și care ar putea rivaliza cu susținerea evenimentului tău corporate. De alegerea cu iscusință a datei evenimentului va depinde majoritatea răspunsurilor afirmative sau negative de participare obținute din partea invitaților.

4. Contactează sponsori

Aceștia îți pot ușura bugetul, în schimbul publicității pe care le-o poți oferi. Sprijinul financiar venit din partea sponsorilor – sau de oricare alt tip – te va ajuta să-ți îndeplinești cu mai multă ușurință și rapiditate activitățile de organizator de evenimente.

Sfatul pe care este important să-l reții în ceea ce privește sponsorii este acela de a te orienta către cei care activează în același domeniu ca al companiei din care faci parte, prin urmare, nu contacta sponsori de la concurență.

Cum sa organizezi un eveniment

5. Rezervă local pentru eveniment

Rezervă-ți timp pentru a merge să vizitezi cât mai multe locații care au săli de evenimente. Nu alege un local anume fără a-l vizita și studia în avans. Este necesar să ții cont de mai multe aspecte atunci când alegi locația pentru evenimentul corporate, cum ar fi:

  • Este localul suficient de mare pentru a adăposti toți invitații sau este mult prea mare pentru numărul mic de participanți?
  • Optează pentru un local situat într-o zonă convenabilă, în care invitații pot ajunge cu multă ușurință și în condiții de confort. Este localul accesibil din punct de vedere al mijloacelor de transport sau au nevoie de o alternativă?
  • Facilități și echipamente. Ce îți oferă locația respectivă? Poți aduce echipamente tehnice externe fără a plăti taxe adiționale sau ai voie să folosești numai echipamentele in-house? Poți găsi un furnizor care să-ți livreze echipamentele tehnice la această locație? Astfel de detalii nu trebuie să fie trecute cu vederea atunci când alegi locația în care se va desfășura evenimentul corporate.
  • Costul și timpul. Este eficient din punct de vedere costuri și timp să optezi pentru această locație? De exemplu, dacă este nevoie să închiriezi echipament video sau audio, dar aceasta este o cheltuială care nu se încadrează în bugetul tău, nu ar fi mai bine să cauți o locație care oferă astfel de echipamente împreună cu sala?

O idee de locație potrivită pentru organizare evenimente business la care participă speakeri sau invitați din alte orașe ale țării sau chiar dintr-o țară străină ar fi un hotel care are în incinta sa și o sală de evenimente, cum ar fi ibis hotels.

În fiecare hotel ibis din cele 3 orașe din țară – București, Constanța, Sibiu – regăsești săli de evenimente spațioase și foarte bine dotate din punct de vedere echipament tehnic.

La ibis Palatul Parlamentului București, ai 6 săli de conferință ultramoderne, care îți oferă acces la spații de networking și relaxare, la zone sanitare, la restaurant și la locul pentru catering. Printre facilitățile oferite de fiecare sală de eveniment în parte se numără și: lumina naturală, aerul condiționat, apa plată prezentă în sală, kit sală de conferință, foaiere dedicate pauzelor de cafea și echipament tehnic de cea mai bună calitate: videoproiector și ecran de proiecție mare, pentru a susține vizual prezentările speakerilor, dar și 2 flipchart-uri.

Sălile de evenimente ibis Palatul Parlamentului corespund nevoilor specifice unei întâlniri de business, unui training, team-building sau a unor conferințe, congrese ori workshop-uri pe diverse teme.

La ibis Gara de Nord București, te așteaptă alte 8 săli de evenimente în incinta hotelului situat în zona centrală a capitalei, ideale pentru a susține întâlniri de afaceri, training-uri, workshop-uri, conferințe sau congrese pe o varietate de teme. Echipamentul tehnic din aceste săli de evenimente de la ibis Gara de Nord este de înaltă calitate, fiind reprezentat de 2 flipchart-uri, videoproiector și ecran de proiecție, iar de pauza de cafea și masa de prânz se ocupă personalul hotelier, astfel încât întreaga ta atenție să se îndrepte asupra invitaților.

Dacă ai de organizat un eveniment în Constanța, trebuie să știi că hotel ibis Constanța dispune de 4 săli de evenimente adaptate pe măsura nevoilor tale de business. Hotel ibis Constanța este amplasat chiar pe malul Mării Negre, în dreptul plajei Modern. Locația hotelului este potrivită atât pentru cei aflați în vacanță, cât și pentru organizarea de conferințe sau evenimente de business.

Dotate ultramodern cu acces la spații de networking și relaxare, restaurant, foaiere special amenajate pentru pauzele de cafea și echipament tehnic de calitate ridicată, cele 4 săli de evenimente de la ibis Constanța pot susține o gamă variată de activități de business.

În cazul în care organizezi un eveniment în Sibiu, în incinta hotel ibis Sibiu regăsești 6 săli de conferințe ideale pentru team-building-uri, întâlniri de afaceri, training-uri, congrese, conferințe sau workshop-uri. Aceste săli de evenimente de la ibis Sibiu sunt dotate cu videoproiector, 2 flipchart-uri și ecran de proiecție care pot susține prezentările speakerilor, oferă acces la spații de networking și relaxare, la foaiere amenajate pentru pauzele de cafea și la restaurantul din hotel.

Prin urmare, este bine să nu treci cu vederea posibilitatea de a organiza un eveniment în incinta unui hotel care deține și săli de conferințe, fiindcă ai putea rezolva două obiective majore de pe listă: găsirea unui loc potrivit pentru cazarea oaspeților și a unei săli amenajate așa cum trebuie pentru a găzdui evenimentul tău corporate.

6. Sonorizare / înregistrare video eveniment

Atmosfera evenimentului este cea care va determina invitații să rămână până la final sau să plece de la jumătate. Fii prevăzător/oare și angajează un DJ talentat care să finiseze detaliile privind muzica și sonorizarea evenimentului corporate.

Vei avea nevoie și de o echipa de fotografi sau cameramani profesioniști pentru a realiza fotografii în timpul evenimentului și pentru a-i înregistra video momentele cheie.

De regulă, prezentările speakerilor sunt susținute și de filmulețe, prin urmare, vei avea nevoie de un proiector bun pentru astfel de situații.

Evenimente corporate organizare

7. Colaborează cu o firmă de catering

Cu ce bunătăți îți vei ospăta invitații? Mâncarea și băutura îți pot fi furnizate de o firmă de catering sau pot fi oferite din partea localului în care se va desfășura evenimentul corporate.

8. Invită speakeri

Documentează-te și strânge o listă cu personalități influente din domeniul de afaceri al companiei pe care o reprezinți și în numele căreia organizezi evenimentul. Contactează-i din timp, povestește-le despre ce va fi evenimentul pe care-l organizezi și lansează-le invitația de a ține o prezentare în cadrul acestuia. Alcătuiește o listă cu cei care ți-au acceptat invitația.

Reguli organizare evenimente

9. Stabilește programul evenimentului

Agenda evenimentului corporate trebuie construită cu minuțiozitate. Ai grijă la ordinea în care se vor desfășura cele mai importante momente. De exemplu, este bine să începi cu o scurtă prezentare a evenimentului, după care să oferi cuvântul managerului companiei. Acesta va susține un mic discurs în fața celor prezenți.

În continuare, este important să stabilești ordinea speakerilor, iar printre prezentările lor să strecori pauzele de cafea și pauzele de socializare între invitați. Ai grijă ca sesiunile de prezentări ale speakerilor să fie de o durată potrivită, astfel încât invitații să nu se plictisească până la pauză.

10. Promovează evenimentul

Dacă oamenii nu știu despre evenimentul tău, atunci nu vor apărea. Prin urmare, atunci când te ocupi de organizare evenimente corporate, trebuie să acorzi o atenție specială și la promovarea acestuia.

Alege mixul de canale potrivit pentru domeniul companiei tale și nu uita că promovarea pe rețelele sociale populare are potențialul să răspândească vestea despre evenimentul pe care-l organizezi mult mai repede.

Trimite email-uri cu invitații către baza de date a companiei, plasează bannere sau anunțuri pe site-uri care țin de nișa companiei, trimite newslettere, împarte pliante sau distribuie materialele promoționale acolo unde știi că se află publicul tău.

promovare evenimente

11. Trimite invitații la eveniment

Rezervă-ți minimum o lună înainte de eveniment pentru a trimite invitațiile către toate persoanele din exteriorul companiei – șefi, colaboratori, parteneri, colegi și clienți importanți – și pentru a primi confirmările în scris ale participanților.

Nu uita să pui pe lista invitaților și câteva persoane influente în mass media, bloggeri care activează în domeniul companiei și câțiva jurnaliști care ar putea da un ecou mai mare evenimentului pe care-l organizezi.

Reține că există posibilitatea ca unii dintre invitații care și-au confirmat prezența la eveniment să nu participe în final. Ca atare, este indicat să îți faci o listă cu persoanele care au confirmat participarea și numerele lor de telefon pentru a le contacta, dacă este cazul.

12. Follow-up

Activitățile eficiente de follow-up reprezintă o modalitate de a le mulțumi tuturor angajaților și participanților care au luat parte la eveniment. Prin intermediul social media, email marketing sau a sondajelor de opinie, poți încheia evenimentul corporate cu niște lecții utile de la care să pornești în organizarea următorului eveniment de acest gen.

Trimiterea de email-uri post-eveniment este o tehnică bună de a face cunoscute anumite oferte speciale, de a vinde bilete la următorul eveniment sau de a crește numărul de abonați.

Nu te opri nici din construit legături prin intermediul social media. Comunicarea pe rețelele de socializare te ajută să fii mai aproape de toate părțile interesate de evenimentele corporate organizate de compania ta. O comunitate social media construită în urma participării la un eveniment poate crește reputația companiei foarte mult.

Evenimente corporate

III. Greșeli de evitat în organizare evenimente corporate

Evenimentele de afaceri pot fi planificate până în cele mai mici detalii, dar uneori, au loc scăpări care pot ruina succesul lor. Pentru că dorim să nu-ți scape nimic din vedere, ne-am gândit să-ți atragem atenția și asupra celor mai comune greșeli în organizarea unui eveniment:

1. Nu se acordă suficientă importanță publicului evenimentului

În alcătuirea listei de invitați, este extrem de important să se țină cont de detalii precum genul, educația, ocupația și statutul social al publicului general. O greșeală pe care organizatorii de evenimente o pot face este să supraestimeze ori subevalueze publicul căruia i se adresează prin natura evenimentului de afaceri. Unii oameni tind să creadă că cu cât vor veni mai mulți invitați, cu atât evenimentul va avea mai mult succes, însă acest lucru nu este neapărat adevărat.

Dacă îți dorești să ai parte de un eveniment antrenant, în care invitații să nu simtă cum a trecut timpul și să se bucure de prezența lor acolo, definește-ți și alege-ți cu mare grijă publicul. Acesta ar trebui să aibă legătură cu domeniul de activitate al companiei și să prezinte interes pentru tema evenimentului.

2. Tema evenimentului

Fiindcă am ajuns la tema evenimentului, este important să știi că aceasta este o altă greșeală pe care organizatorii o pot face și care pot ruina farmecul întâlnirii de afaceri. Atunci când organizezi evenimente corporate, tema trebuie să fie foarte bine gândită, integrată și prezentată invitaților. Aceasta trebuie să se regăsească până și în cele mai mici detalii, cum ar fi muzica, decorul sau atmosfera evenimentului.

3. Locația evenimentului

La jumătate din succesul evenimentului corporate contribuie și alegerea locației în care acesta va fi susținut. Locația trebuie să fie așadar ușor accesibilă, potrivită ca dimensiuni și decor pentru tematica evenimentului ales și transmisă clar către invitați, dar și în comunicatul de presă eliberat către jurnaliști. Tema și locația evenimentului corporate sunt strâns legate între ele și își pun amprenta asupra reușitei sau nereușitei evenimentului. Unele dintre cele mai reușite evenimente sunt cele desfășurate în incinta hotelurilor, unde o echipă întreagă are grijă ca totul să meargă ca pe roate.

Sali evenimente Bucuresti

4. Agenda evenimentului

Orice prelungire, întârziere sau modificare în programul evenimentului poate afecta percepția generală a publicului participant. Cu toate că ai ales cu mult timp înainte ziua și ora evenimentului corporate, îți recomandăm să faci repetiții cu câteva zile înainte, pentru a te asigura că totul se desfășoară conform timing-ului pe care l-ai realizat.

Repetițiile te vor ajuta să-ți dai seama unde este cazul să faci ajustări de program, să vei dacă agenda evenimentului este suficient de flexibilă pentru situații neprevăzute, să constați ce merge bine și ce nu, și-ți vor lăsa timp suficient în care să corectezi minorele imperfecțiuni.

Ideal ar fi să nu existe pauze în care nu se întâmplă nimic deosebit sau momente importante din eveniment care se suprapun cu prezentările speakerilor.

5. Indicatorii de performanță

Atunci când faci organizare de evenimente, este important să le măsori eficacitatea și eficiența prin intermediul anumitor indicatori de performanță relevanți și foarte clar stabiliți. Se întâmplă des ca echipele organizatorice să omită să stabilească sau să aleagă greșit indicatorii de performanță, iar aceștia să nu le transmită informații sau lecții valoroase pentru următorul eveniment corporate.

Este esențial ca indicatorii de performanță pe care-i alegi să-ți arate dacă ți-ai îndeplinit dezideratele și să-ți evidențieze ce îmbunătățiri mai poți aduce viitoarelor evenimente business pe care le vei organiza.

IV. Alte informații importante privind organizarea de evenimente

Să faci organizare evenimente ar putea părea o sarcină imposibilă în anumite momente, mai ales având în vedere câte etape trebuie să urmezi, la ce greșeli este necesar să fii atent/ă și atenția de care trebuie să dai dovadă, uneori enorm de mare la detalii pe care alții le-ar putea trece ușor cu vederea. La acestea, mai adaugă și următoarele sfaturi:

Șefii au un statut aparte

Aceștia trebuie poziționați corect, în mijlocul invitaților sau al angajaților, pentru a se crea apropiere între aceștie, în ciuda funcțiilor sau a pozițiilor ocupate. La urma urmei, evenimentele corporate sunt și despre relaționare și întărirea legăturilor dintre angajați, șefi, parteneri și colaboratori.

Este indicat ca organizatorii evenimentului să nu ia pauză în același timp cu invitații

Echipa de organizare se poate odihni atunci când speakerii își susțin prezentările sau în momente în care invitații se mențin ocupați. Atunci când invitații iau pauză, echipa de organizare trebuie să fie la dispoziția lor, să se asigure că totul merge bine, că participanții sunt serviți așa cum trebuie și că nici unul dintre ei nu întâmpină dificultăți, probleme sau disconfort.

Gânduri de încheiere

După cum probabil intuiești deja, nu există o rețetă clară a succesului în ceea ce privește organizarea unui eveniment corporate. În schimb, este vorba despre multă muncă grea și probabil milioane de practici testate și verificate, care au funcționat bine în cazul altor organizatori de evenimente.

Nu uita să-ți documentezi pașii, să menții în permanență legătura cu părțile interesate, să te asiguri că ai la dispoziție cele mai bune echipamente tehnice și să te lași pe mâna specialiștilor în domeniu pentru ca evenimentul tău corporate să se desfășoare în condiții optime.