Călătoriile pentru afaceri, în România – 10 sfaturi de urmat pentru cei care se deplasează în interes de serviciu

Procesul de planificare al unei călătorii de afaceri în țară presupune mai multe etape: clarificarea obiectivului principal, definirea perioadei de ședere, pregătirea materialelor pentru conferințele și evenimentele la care vei participa, întâlnirile cu ceilalți parteneri de afaceri, documentarea asupra orașului în care urmează să pleci, selectarea locului în care vei sta, împărțirea bugetului și așa mai departe.

Dacă în privința scopului călătoriei și a desfășurării întâlnirilor de afaceri nu ai deloc emoții, cu siguranță ești mai intens preocupat de detaliile care țin de partea organizatorică: unde vei sta, ce vei mânca, cum te vei deplasa, familiarizarea cu orașul.

Consideră acest articol ghidul perfect pentru călătoriile de afaceri în România, care te va ajuta să ai o experiență profesională de nota 10 în viitoarele tale delegații.

I. Cum planifici eficient o călătorie de afaceri în România

Spre deosebire de o călătorie de destindere, în care îți poți permite luxul de a avea un program mai flexibil, în călătoria de afaceri, totul trebuie să meargă ca pe roate. Însă și acest gen de călătorii pot deveni o adevărată plăcere atunci când știi cum să le pregătești cu cât mai puțin stres și efort. Urmează aceste sfaturi:

1. Începe cu aranjamentele de călătorie

Interesează-te din timp cu privire la modurile în care poți ajunge în orașul cu pricina. Dacă mergi cu propria mașină, construiește-ți cel mai scurt și sigur traseu. Dacă mergi cu trenul sau microbuzul, rezervă-ți din timp bilete cu locuri dus-întors, pentru a elimina această grijă. Dacă ai posibilitatea de a zbura cu avionul, cu atât mai important este să-ți rezervi cât mai devreme biletul.

2. Construiește un itinerar

Cu alte cuvinte, listează toate informațiile cu privire la transport, numerele de telefoane pentru rezervări, adresele locurilor de întâlniri cu ceilalți oameni de afaceri, aranjamentele de servire a meselor, iar la final, pune la cale și un plan de divertisment, pentru a explora orașul și a te bucura de ofertele sale.

3. Ordonează-ți documentele și ține-le la îndemână

Indiferent de orașul în care mergi, trebuie să ai asupra ta toate actele de identitate care vor servi scopului călătoriei tale. De preferat este să le păstrezi în format fizic, dar să ai și o copie electronică a acestora. Nu știi niciodată când poți avea nevoie de ambele variante.   

4. Asigură-te că ai la tine bani atât cash, cât și pe card

Fiindcă vei călători în interiorul țării, nu vei avea neapărat nevoie de valută, însă este bine să te informezi cu privire la modalitățile de plată pe care le are la dispoziție locația în care vei sta și restaurantele în care vei mânca. Pentru a merge la sigur, poartă asupra ta o parte din bugetul alocat călătoriei de afaceri în variantă cash, la îndemână, iar o altă parte pe card.

5. Împachetează doar lucrurile de care ai nevoie

Într-o călătorie de afaceri, anumite obiecte sunt indispensabile: un laptop, telefonul mobil, încărcătoarele și adaptoarele, contractele, rapoartele, broșurile și alte materiale de prezentare necesare. Apoi, urmează categoria lucrurilor esențiale: costumul, câteva schimburi de haine, setul de bărbierit sau geanta de cosmetice, câteva medicamente. Pe locul trei sunt lucrurile despre care vei considera că vei avea nevoie, însă ai grijă să nu cazi pradă tentației de a lua prea multe din categoria lucrurilor pe care ți le dorești. Reține: un bagaj mic te va ajuta să te deplasezi și mai ușor prin oraș.

II. Cum alegi cazarea la hotel pentru călătoriile de afaceri în România

Într-o călătorie de afaceri, ai nevoie de un loc sigur și confortabil în care să locuiești pe toată durata șederii tale în orașul cu pricina. Cel mai comod pentru tine este să cauți cazare la hotel. La Hotelurile ibis, poți fi convins că vei avea parte de un pachet de servicii complex, un personal mereu atent la nevoile tale și o experiență care să se alinieze cu scopul călătoriei tale.

Prea adesea însă, cei care se deplasează în interes de serviciu își petrec foarte mult timp încercând să își rezerve zborurile sau biletele către destinație și lasă pe ultima sută de metri găsirea unui hotel potrivit nevoilor lor. Rezervarea unei camere de hotel pentru o călătorie de afaceri nu este o sarcină complicată, însă în spatele acestui proces se ascund mai multe etape importante, de care este necesar să ții cont dacă vrei să-ți optimizezi timpul și călătoria în sine.

Pentru a-ți ușura munca de investigare și selectare în privința hotelurilor pe care le ai la dispoziție, îți propunem să te ghidezi după aceste 10 sfaturi de urmat pentru tine și toți cei care se deplasează în interes de serviciu:

1. Alege un singur lanț hotelier căruia să-i fii fidel și care este reprezentat în mai multe orașe

În România, cel mai adesea se călătorește în interes de afaceri în București, Timișoara, Constanța, Sibiu, Iași și Cluj-Napoca. Prin urmare, un sfat practic pe care ar trebui să-l iei în considerare este acela de a găsi un lanț hotelier pe gustul tău, cu un pachet de beneficii ireproșabil, care să-ți servească drept casă în scurtele sau lungile tale delegații prin țară.

ibis Hotels este un complex hotelier de 3 stele cu reprezentanță în orașele din România în care se călătorește des atât în interes de serviciu, cât și de relaxare. Este vorba despre ibis București Gara de Nord, ibis București Palatul Parlamentului, ibis Constanța și ibis Sibiu.  Dacă următoarea ta călătorie de afaceri presupune o vizită în aceste orașe, știi deja că ți-ai asigurat cazare în Sibiu, cazare în Constanța și cazare în București, tocmai în zone cheie ale orașelor:  Gara de Nord și Palatul Parlamentului în București, pe malul Mării Negre, la 2 pași de plaja Modern și la doar 1 oră distanță de Mamaia în Constanța, și chiar în centrul vechi al orașului, aproape de cele mai importante obiective turistice în Sibiu.

În plus, faptul că alegi același lanț hotelier de fiecare dată când ai planificată o nouă călătorie de afaceri te va ajuta să economisești timp căutând hoteluri în București, hoteluri în Constanța sau hoteluri în Sibiu, lăsându-ți mai multe ore la dispoziție pentru a te concentra pe alte aspecte mai importante ale expediției tale. Fidelitatea față de hotelul ales conduce la recompense mai mari (intrarea într-un program de loialitate) și la o experiență mai bună în general.

În medie, o călătorie de afaceri durează 1-2 zile în România, iar oamenii caută în general hoteluri de 3 stele în țară, ceea ce face ca hotelurile ibis să fie destinația potrivită pentru cei care călătoresc des în interes de afaceri.

2. Ce facilități să urmărești la hotel

Pentru a te convinge să-i fii oaspete de onoare, un hotel trebuie să-ți ofere o experiență completă, pornind de la ușurința cu care îți poți face rezervarea și până la facilitățile din interiorul clădirii. Iată ce repere îți poți lua pentru a te asigura că ai parte de o ședere confortabilă:

  • Review-uri. Te poți convinge de calitatea unui hotel ținând cont de părerile celor care au stat acolo înaintea ta.  Într-o lume conectată mai tot timpul la mediul digital, recomandările sunt la câteva click-uri distanță, pentru a te ajuta să-ți faci o idee cu privire la hotelul în care urmează să te cazezi. Hotelurile ibis se bucură de cuvinte de laudă din partea oaspeților, demonstrând că merită fiecare stea câștigată.
  • Amplasare în oraș. Localizarea hotelului ales pentru cazare pe perioada călătoriei de afaceri trebuie aleasă în funcție de mai multe criterii, însă cel mai important este proximitatea față de mijloacele de transport în comun și față de locațiile stabilite pentru întâlnirile de afaceri sau prezentările la care trebuie să participi. Deși preferi să te bazezi pe transportul în comun sau pe un taxi pentru a te asigura că nu întârzii la întâlniri, uneori este plăcut să poți face o scurtă plimbare până la locația cu pricina, să te bucuri de aerul proaspăt, să te descătușezi de emoții și griji, și de ce nu, să-ți imprimi pe retină priveliștile noi și încântătoare ale orașului. Este important să reții că trebuie să alegi un hotel situat convenabil pentru afaceri, astfel încât să-ți poți programa întâlnirile de dimineață fără probleme și să te asiguri că poți ajunge acolo în timp util. Hotelurile orientate spre afaceri au adesea săli de conferințe ori săli special amenajate pentru astfel de întâlniri, cu Internet wireless gratuit.
  • Prețuri sau reduceri. Desigur, hotelul în care te cazezi atunci când mergi într-o călătorie de afaceri trebuie să se încadreze în bugetul pe care l-ai alocat acelei experiențe. Așadar, iată un mic pont care te va ajuta să economisești bani pe cazare: camerele de hotel sunt mai ieftine în weekend, așadar, dacă ai o întâlnire de afaceri programată luni, cel mai bine este să-ți rezervi camera de duminică, nu numai pentru a te asigura că ajungi la timp și liniștit la întâlnire, ci și pentru a profita de prețurile excelente de weekend. La ibis Hotels, te bucuri mereu de reduceri la cazare într-unul din hotelurile noastre: hotel ibis Sibiu, hotel ibis Constanța, hotel ibis București Gara de Nord, hotel ibis București Palatul Parlamentului.
  • Check in & check out. Ușurința cu care îți faci check-in-ul și check-out-ul la hotel, dar și felul în care interacționezi cu personalul, reprezintă o altă etapă importantă din călătoria ta. La ibis, ai posibilitatea unui check-in rapid înainte de sosire, care îți aduce prin SMS toate informațiile necesare ca să ajungi la hoteluri, iar la plecare ai fast check-out și factura pe e-mail. De asemenea, dacă reușești să faci o impresie bună la check-in, acest lucru te poate ajuta să ai parte de o ședere cât mai plăcută la hotel, mai ales dacă știi că te vei reîntoarce aici. Arată amabilitate față de personalul hotelului și adresează întrebări doar atunci când vezi că nu este coadă la recepție – aceasta este o parte importantă din rețeta către succes pentru o ședere plăcută.
  • Aplicație de mobil. Hotelurile care au o aplicație de mobil îți fac garantat viața mai ușoară. Descarcă aplicația de mobil ibis Hotels și bucură-te în mod direct de avantaje și informații, la doar câteva swipe-uri distanță: confort, accesibilitate, servicii 24/7, eat & drink 24/24, mic dejun flexibil cu orice agendă, Wi-Fi gratuit, check-in online, check-out rapid și oferte variate.
  • Cameră. Poate cel mai important aspect de bifat pe lista ta de organizare a unei călătorii de afaceri memorabile este camera de hotel în care vei sta. Aceasta trebuie să întrunească nevoi specifice unei experiențe de business: echipament tehnic inclus, Wi-Fi gratuit, birou de lucru și desigur, o curățenie impecabilă, iar la hotelurile ibis le ai garantat pe toate. Sunt șanse destul de mari să ai nevoie să dai un telefon ori să trimiți câteva email-uri înainte de ziua în care ai programat un eveniment. De asemenea, Wi-Fi-ul gratuit și de mare viteză este important și dacă ai nevoie să susții conferințe video cu potențialii parteneri de afaceri. Un spațiu de lucru amenajat în interiorul camerei tale este un bonus pe care trebuie să-l cauți la hotelul în care alegi să te cazezi.

3. Transportul

Călătorii de afaceri sunt adesea presați de timp. Transportul rapid către locul de întâlnire și înapoi este o condiție obligatorie pentru optimizarea timpului tău. Deși proximitatea este un aspect important de luat în considerare, una dintre capcanele în care poți cădea atunci când te afli într-o călătorie de afaceri este aceea de a te concentra mai mult pe distanța față de locația dorită, decât pe timpul necesar pentru a ajunge acolo.

Indiferent dacă ești în căutare de cazare în Sibiu, cazare în Constanța sau cazare în București pentru călătoria ta de afaceri, de la hotelurile ibis poți lua orice mijloc de transport dorești pentru a ajunge la întâlnirile planificate. Cu toate acestea, pentru a te asigura că vei avea un drum liniștit către locul de întâlnire și înapoi spre hotel, îți recomandăm să descarci o aplicație mobilă de taxi, pe care să o ai la dispoziție tot timpul. Se va dovedi a fi foarte eficientă pentru bugetul, confortul, dar și timpul tău.

4. Locuri unde poți mânca

Un hotel cu bar și restaurant, cu spațiu de servit cafeaua și săli de întâlnire sau conferințe amenajate te va ajuta să te organizezi mai eficient și din punct de vedere al meselor pe care trebuie să le iei. Îți poți organiza întâlnirile de afaceri chiar în incinta hotelurilor ibis, în sălile de evenimente specifice, iar apoi vei putea servi masa în restaurantul propriu. ibis Hotels înțeleg nevoile oamenilor de afaceri de a-și restrânge timpul petrecut în călătorii, astfel încât îți oferă pachete de servicii integrate, adaptabile nevoilor tale profesionale.

Dacă ești ocupat cu o prezentare care trebuie livrată până la un anumit termen limită, poate că nu ți se va părea o idee bună să ieși din hotel pentru a lua prânzul. Sau dacă dorești să iei o gustare între două întâlniri pe care le ai programate, poți cere personalului ibis să-ți servească masa. Iar dacă vrei să experimentezi delicatesele culinare din împrejurimi, te poți baza pe staff-ul hotelurilor ibis, care îți vor oferi cele mai bune sfaturi și recomandări de încredere cu privire la locurile în care poți servi masa.

5. Serviciile de securitate oferite

În funcție de cât de des sau rar obișnuiești să pleci în călătorii de afaceri în România, este posibil să te simți sau nu în deplină siguranță într-un hotel. Pentru a scăpa de această grijă, cel mai bine este să alegi un hotel care beneficiază de servicii de securitate moderne, cum ar fi încuietori electronice cu combinații care se schimbă automat și lifturi care necesită inserarea cartelei clientului pentru a ajunge la etajele superioare.

Tehnologia modernă în materie de securitate este unul dintre punctele cheie ale ibis Hotels, prin urmare, fie că stai într-un hotel în București, hotel în Constanța sau hotel în Sibiu, siguranța ta este garantată prin serviciile de supraveghere non-stop ale personalului și accesul în lift sau în camerele hotelurilor prin intermediul cartelei personale. Faptul că recepția hotelurilor ibis este tot timpul plină de angajați este un lucru bun, întrucât aceștia pot recunoaște mai ușor oaspeții atunci când intră și ies din clădire.

6. Personalul calificat, amabil și eficient

De ce este imperios ca personalul unui hotel să respecte aceste 3 condiții? Pentru a-ți asigura o ședere confortabilă, care să te facă să-ți dorești să te reîntorci aici, bineînțeles. O echipă hotelieră calificată se asigură întotdeauna că ai tot ceea ce îți trebuie la dispoziție – de la informații și până la menținerea curățeniei din cameră în timpul în care ești plecat din ea. Amabilitatea cu care ești tratat de către staff-ul hotelului atât la recepție, cât și la bar, restaurant sau în sala de evenimente adaugă un plus de valoare experienței tale generale.

La ibis Hotels, nu concepem o altfel de interacțiune între staff și oaspeți decât aceea care se bazează pe respect, încredere, solidaritate, respectarea intimității și atenție la nevoile clienților. Eficiența staff-ului ibis se traduce prin deschiderea și promptitudinea cu care angajații te întâmpină atunci când le adresezi întrebările, nelămuririle sau curiozitățile tale.

7. Amprenta personală

Pentru cei care lucrează în industria ospitalității, orientarea către servicii și oameni este o trăsătură de nelipsit. De aceea, caută, în călătoriile tale de afaceri, următoarele expresii rostite de către personalul hotelier, care adaugă o amprentă personală și unică experienței tale de călător corporatist. Dacă le regăsești în hotelul în care te-ai cazat, înseamnă că ai făcut alegerea potrivită:

  • „Este plăcerea mea să…”: Oaspeții aleg să stea într-un hotel pornind de la gândul că personalul va veni în întâmpinarea tuturor nevoilor lor. Și nu numai atât, ei se așteaptă ca personalul să exprime un anumit nivel de entuziasm în acest sens. Atunci când auzi această simplă expresie din partea staff-ului de la hotel, te vei încărca cu energie pozitivă și grijile tale legate de acea călătorie se vor diminua considerabil.
  • „Vă mulțumim/ Apreciem…”: Un simplu „mulțumesc” rostit în momentele potrivite (check-in, check-out, într-un proces de feedback) poate întări foarte mult relația dintre oaspeți și personalul hotelului. Din poziția ta de călător corporatist, îți vei dori să te reîntorci în hotelul în care simți că ai fost apreciat și tratat cu un nivel de importanță ridicat.
  • „Bine ați venit”: Se spune că nu putem avea o a doua șansă de a face o primă impresie pozitivă. Prima interacțiune dintre tine și personalul hotelier te va ajuta să te decizi dacă aici te vei simți sau nu ca acasă. O întâmpinare voioasă din partea angajaților, venită chiar și atunci când ajungi târziu de la întâlniri sau în momentele în care ești extrem de obosit, este suficientă pentru a-ți ridica moralul și a te face să te simți binevenit.
  • „Abia așteptăm să vă revedem”: O astfel de expresie ascunde mai mult decât niște simple cuvinte de politețe – arată dorința hotelului de a te mai avea ca oaspete, dar și dorința staff-ului de a-ți oferi cea mai bună experiență de călătorie pe care o poți avea.

Acestea sunt cuvintele prin care personalul unui hotel își exprimă recunoștința faptului că ai ales locația lor în defavoarea unei alteia și scot la iveală pasiunea cu care oamenii care lucrează în industria ospitalității își fac treaba. Iar amprenta personală care adaugă o valoare emoțională șederii tale în hotelurile noastre este o prioritate pentru ibis.

8. Amenajările interioare ale hotelului

O sală de gimnastică, o piscină interioară sau exterioară, o saună, o terasă, o sală de evenimente, toate acestea amenajări interioare adaugă plus-valoare experienței tale și îți pot transforma călătoria de afaceri într-una de relaxare, cât ai clipi. După o zi lungă cu întâlniri și prezentări, cu siguranță ți-ar prinde bine puțină mișcare în sala de gimnastică sau câteva ore de relaxare în piscină ori la saună. În plus, dacă ai anumite rutine de sănătate specifice, este bine să verifici dacă hotelul pe care îl alegi este dotat cu astfel de facilități.

9. Programe de loialitate

Unul dintre avantajele faptului că alegi un lanț hotelier potrivit pentru nevoile tale de business este și programul de loialitate în care ești inclus. La ibis Hotels, beneficiezi de acumularea de puncte de loialitate oferite de Clubul Accorhotels pe care le poți folosi la cumpărarea de vouchere pentru reducere la cazare, pentru bilete de avion, intrări la spa-uri sau la zonele de distracție care fac parte din Clubul Accorhotels.

10. Atenția managementului la detalii care asigură confortul oaspeților

Nu în ultimul rând, confortul clientului este principala calitate ce recomandă un hotel ca fiind locația potrivită pentru a-ți servi drept casă în următoarele câteva zile pe care le vei petrece în călătoria de afaceri. Iar dedicarea pentru a onora confortul oaspeților este o atribuție care pornește de sus, chiar de la conducerea hotelului și care mai apoi se transmite către staff. Este o trăsătură pe care o vei remarca în toate hotelurile ibis în care te vei caza, fiindcă reprezintă o motivație puternică pentru care am dezvoltat aceste servicii.

Călătoriile, la fel ca orice alte abilități în viață, au nevoie de timp, dedicare și efort pentru a le putea stăpâni, astfel încât totul să iasă cum îți dorești. Atunci când călătorești în interes de afaceri, hotelul devine casa ta și locul în care te simți în siguranță. În plus, sunt șanse mari ca un sfert din timpul petrecut în călătoriile de afaceri să se desfășoare în camera de hotel. Ținând cont de sfaturile enumerate mai sus, reține și că ibis Hotels îți pot asigura o experiență de afaceri deosebit de primitoare, datorită  poziționării excelente în 3 orașe principale din țară, a orientării către afaceri și confortul clienților, precum și a integrării serviciilor oferite, atât online cât și offline.